Veri kayıt sistemi, kişisel verilerin belirli
kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği
kayıt sistemini ifade etmektedir. Bir
dosyalama sistemi olarak nitelenebilecek
veri kayıt sistemi elektronik ya da fiziki
ortamda oluşturulabilir. Buna göre,
veri kayıt sisteminde kişisel veriler, ad,
soyad veya kimlik numarası üzerinden
sınıflandırılabileceği gibi, örneğin
kredi borcunu ödemeyenlere ilişkin
oluşturulacak bir sınıflandırma da bu
kapsamda değerlendirilmektedir.
Örneğin, herhangi bir kritere bağlı
olmaksızın gelişigüzel bir şekilde sadece
kişilerin ad ve soyadlarının bir kağıtta
yer alması hali, Kanun kapsamına
girmemekle birlikte, söz konusu
isimlerin belirli bir kritere göre bir kağıda
kaydedilmesi halinde, bu veri kaydı Kanun
kapsamında değerlendirilmektedir.