Envanter hazırlanırken, tüm iş süreçlerini birimler bazında tek tek tespit edilmesi, süreçler kapsamındaki faaliyetlerin listelenmesi, faaliyetleri yerine getirirken hangi tür kişisel veri içeren bilgi veya belgelerin elde edildiği ve bu bilgi veya belgelerde yer alan tüm kişisel verilerin tek tek belirlemesi gerekmektedir.
Burada farklı süreçler ve faaliyetler için işlenen kişisel veriler tespit edileceğinden aynı kişisel verinin birden fazla süreçte de işlenmekte olduğunu, bu nedenle aynı kişisel verinin birden fazla süreç içerisinde tekrar tekrar belirtilebileceğini göz önünde bulundurmak gerekir.
Ayrıca her bir süreç ve faaliyet bazındaki kişisel verilerin farklı amaçlarla işlenebileceği, farklı saklama sürelerinin olabileceği, aktarım veya güvenlik tedbirleri açısından farklılıklar yaşanabileceği gibi nedenlerle her bir süreç veya faaliyet kapsamındaki kişisel verilere mutlaka Envanterde yer verilmesi önerilmektedir.
Aslı Topçu
Kişisel Veri ve Yönetim Sistemi Uzmanı